ACCESS CONTROL | BERECHTIGUNGSMANAGEMENT FÜR SAP®
Die Auswirkung der Benutzertypen auf die Passwortregeln beachten
Möchten Sie nun PFCG-Rollen indirekt Nutzern über das Organisationsmanagement zuordnen, müssen Sie dafür Auswertungswege verwenden. Auswertungswege definieren eine Kette von Beziehungen zwischen Objekten innerhalb einer Hierarchie. Sie definieren so z. B., dass eine Organisationseinheit oder eine Planstelle einer anderen Organisationseinheit zugordnet werden kann. Diese Beziehung wird bis hin zur Benutzer-ID festgelegt. Ist im Organisationsmanagement allerdings auch der Geschäftspartner gepflegt worden, gibt es für diesen Fall keinen Standardauswertungsweg, und der der Rolle zugeordnete Benutzer wird nicht gefunden. Da in SAP CRM aber die Benutzer-IDs nicht direkt einer Planstelle zugeordnet sind, sondern über den Geschäftspartner, müssen Sie Anpassungen an den Auswertungswegen vornehmen,bevor Sie die Rollen indirekt vergeben können.
Wildwuchs bei den in Benutzer-IDs verwendeten Zeichen kann negative Auswirkungen haben. Schieben Sie diesem einen Riegel vor, indem Sie den Zeichenvorrat von vornherein einschränken. Im SAP-System können Sie, abhängig vom Release der Softwarekomponente SAP_BASIS, Benutzer anlegen, deren Namen »alternative« Leerzeichen enthalten können. In Unicode-Systemen existieren verschiedene Leerzeichen, die durch unterschiedliche Hexadezimalwerte abgebildet werden. Das übliche Leerzeichen hat den Hexadezimalwert 20, aber es gibt alternative Leerzeichen (engl. Wide Spaces), die z. B. von doppelter Breite oder überhauptnicht als Zeichenabstand zu erkennen sind. Durch Tastenkombinationen mit der (Alt)-Taste können Sie solche alternativen Leerzeichen bei der Eingabe der Benutzer-ID verwenden. So kann die Tastenkombination (Alt) + 0160 ein Leerzeichen mit unterdrücktem Zeilenumbruch (engl. Non-breaking Space) erzeugen. Auch können Sie einen Benutzer anlegen, dessen ID nur aus alternativen Leerzeichen besteht. Für Benutzer mit solchen IDs werden zwar alle Änderungsbelege geschrieben, die IDs können aber trotzdem zu Verwirrungen führen, wenn sie z. B. nicht als Benutzer-ID erkennbar sind oder es so aussieht, als werde kein Benutzer zum Änderungsbeleg angezeigt. Zusätzlich können bestimmte Sonderzeichen in anderen Anwendungen (z. B. im Transportmanagement) Probleme erzeugen. Daher zeigen wir Ihnen im Folgenden, wie Sie solche Probleme verhindern, indem Sie den Zeichenvorrat einschränken.
Berechtigungswerte mithilfe von Traceauswertungen pflegen
Zahlen/Mahnen: Die Steuerung des Zahlungs- bzw. Mahnlaufs erfolgt ausschließlich auf der Basis von Informationen der Erfassungssicht (insbesondere Tabelle BSEG). Bei Debitoren- und Kreditorenbuchungen ist das Profit-Center im Standard nicht in den SAP-Erfassungsmasken enthalten und daher auch nicht in den entsprechenden BSEG-Belegzeilen verfügbar. Da Zahlen und Mahnen üblicherweise zentral gesteuerte Prozesse sind, dürfte dies in der Praxis kein Problem darstellen.
Der Prozess der Benutzerverwaltung, also Benutzeranlage, -änderung und -deaktivierung sollte einerseits in schriftlich dokumentierter Form, entweder als eigenes Dokument oder als Teil des schriftlich dokumentierten Berechtigungskonzepts, vorliegen und andererseits auch gemäß der Dokumentation durchgeführt werden. Daher ist ein Abgleich auf zwei Ebenen vorzunehmen, einerseits sollte sichergestellt werden, dass die Dokumentation aktuell ist und andererseits sollte überprüft werden, ob der Prozess im zu prüfenden Wirtschaftsjahr auch eingehalten wurde. Mögliche Abweichungen sollten bereits argumentativ vorbereitet werden, es können immer Sonderfälle auftreten, die vom eigentlichen Prozess abweichen. Diese sind jedoch nachvollziehbar zu dokumentieren, damit ein externer Prüfer, wie es eben der IT-Prüfer des Wirtschaftsprüfers ist, verplausibilisieren kann. Sämtliche Dokumentationen sollten mit den wesentlichen Informationen (Ersteller, Datum, Version, etc.) versehen werden und in einem nicht veränderbaren Format (in der Regel PDF) vorliegen. Weitere Unterlagen können auch aus dem Ticket-System ausgegeben werden, sofern der Prozess durchgängig über das Ticketsystem dokumentiert ist.
Die Zuweisung einer Rolle für einen befristeten Zeitraum ist mit "Shortcut for SAP systems" in Sekundenschnelle getan und erlaubt Ihnen die schnelle Fortsetzung Ihres Go-Live.
Über den Button Protokollflag können Sie den Haken für die Tabellenprotokollierung für alle zuvor markierten Tabellen setzen.
Sobald Sie das Rollenmenü bearbeitet haben, können Sie die eigentlichen Berechtigungen in der PFCG-Rolle anpassen.