Berechtigungen in SAP SuccessFactors: Wie Unternehmen auch bei mehreren Implementierungen & Verantwortlichen den Überblick behalten und DSGVO konform agieren
Bereits vorhandene Berechtigungen
Wenn ein Berechtigungssystem im Laufe der Jahre zu stark anwächst und keine strukturierte Vorgehensweise vorhanden ist, entsteht Wildwuchs. Warten Unternehmen zu lange mit der Bereinigung, kann ein kompletter Neuaufbau der Berechtigungsstruktur oder ein neues Konzept sinnvoll sein. Das muss im Falle einer Bereinigung schnell geklärt werden.
Das Anwendungs-Log können Sie auch über die Transaktion SLG1 (Objekt ATAX) auswerten; die Ausgabe des Reports CA_TAXLOG scheint uns hier aber zweckmäßiger. Abschließend haben wir für Sie noch einige wichtige Informationen zusammengefasst: Es gibt einzelne Programme, die rein lesend genutzt werden können, jedoch auch Optionen für Updates auf der Datenbank bieten. In diesen Fällen wurde zusätzliche Logik implementiert (z. B. im SAP-Hinweis 925217 zum Programm RFUMSV00 für die Umsatzsteuervoranmeldung). Daten des Action Logs können über die Transaktion SLG2 (Objekt: ATAX) gelöscht werden (siehe dazu auch den SAP-Hinweis 530733). Wenn Sie das Customizing für die geschäftsjahresabhängigen Berechtigungen direkt im Produktivsystem pflegen wollen (sogenannte laufende Einstellung), beschreibt der SAP-Hinweis 782707, wie Sie dabei vorgehen müssen. Grundlegende Informationen zum Thema Laufende Einstellungen enthalten die SAP-Hinweise 135028 und 356483. SAP-Hinweis 788313 beschreibt detailliert die Funktionsbausteine der Zeitraumprüfung sowie der Zusatzprotokollierung und dient auch als »Kochbuch«, um diese in kundeneigenen Entwicklungen zu nutzen. Wie Sie den Zugriff auf das SAP-Menü verhindern und dem Benutzer ausschließlich das Benutzermenü anzeigen können, haben wir in Tipp 47, »Customizing der Benutzer- und Berechtigungsverwaltung einstellen«, beschrieben.
Optimierung der SAP-Lizenzen durch Analyse der Tätigkeiten Ihrer SAP-User
Wir möchten Ihnen nun die notwendigen Einstellungen in der versendenden Anwendung beschreiben und verwenden dazu das Beispiel des verschlüsselten Versands von Initialpasswörtern. Um diese Anforderung umzusetzen, können Sie das BAdI BADI_IDENTITY_UPDATE nutzen. Dieses BAdI steht Ihnen ebenfalls nur per Support Package ab SAP NetWeaver AS ABAP 7.31 zur Verfügung. Details zu den relevanten Support Packages finden Sie im SAP-Hinweis 1750161. Für eine Implementierung des BAdIs verwenden Sie die Transaktion SE18; dort können Sie auch die Beispielklasse CL_EXM_IM_IDENTITY_UPDATE einsehen. Für das BAdI BADI_ IDENTITY_UPDATE müssen Sie zum Interface IF_BADI_IDENTITY_UPDATE die Methode SAVE implementieren.
Jede Abweichung zum definierten Prozess ist auf jeden Fall vollständig zu dokumentieren und zu begründen. Denn gerade Abweichungen vom Regelfall sind für einen Wirtschaftsprüfer von großem Interesse, da der Prüfer feststellen muss, ob eine Abweichung Auswirkungen auf die Korrektheit der Daten haben könnte.
Im Go-Live ist die Zuweisung notwendiger Berechtigungen besonders zeitkritisch. Die Anwendung "Shortcut for SAP systems" hält dafür Funktionen bereit, so dass der Go-Live nicht wegen fehlender Berechtigungen ins Stocken gerät.
Dadurch können vorhanden Programme im Backend nach gezielten Prüfmustern durch den Berechtigungsadministrator explizit überprüft und etwaige Fehlstellungen durch die entsprechenden Entwickler bereinigt werden.
Wenn Sie Ihre Kriterien für die Ausführung des Reports festgelegt haben, können Sie verschiedene Varianten für den Report anlegen und entsprechende Jobs einplanen, um die inaktiven Benutzer automatisiert zu sperren bzw. für ungültig zu setzen.